diagnostic organisationnel

Retour d’expérience: un diagnostic organisationnel en PME (réalisé par NIVALIS CONSEIL)

Nivalis Conseil vous propose de revenir sur l’activité de l’année passée en publiant sur le blog un article sur un diagnostic organisationnel (Diagnostic Impact) réalisé dernièrement.

Toute organisation connaît des moments charnières dans son histoire, d’une façon plus ou moins cyclique. La croissance rapide d’une entreprise entraine inévitablement des bouleversements organisationnels et structurels, de nouvelles pratiques de gestion et de management.

  • Notre conviction : Réussir l’adaptation structurelle de son organisation est d’abord répondre à la question du capital humain: « Comment faire face aux oppositions entre anciens et nouveaux ? Comment maintenir la culture de l’entreprise ? Comment accompagner les plus anciens aux nouveaux besoins ? Comment rassurer et motiver tous les salariés ? « 
  • Notre objectif : Faire du diagnostic organisationnel une opportunité pour enclencher une dynamique collective de changement car le capital humain est la principale ressource d’une entreprise. Prendre en compte la diversité des points de vue et des réalités, sans préconçu, afin de faire ressortir tous les champs des possibles, à tous les niveaux de l’entreprise.
  • Notre méthode : Aller au contact des personnes qui vivent la réalité concrète de l’entreprise, et s’immerger dans le cœur de leur quotidien.

Les éléments déclencheurs du diagnostic organisationnel

Tout d’abord, en mai 2019, le Directeur Général d’une PME dédiée au recouvrement d’impayés nous a contacté*.

L’entreprise compte un effectif de 54 salariés dont 38 collaborateurs et deux managers affectés plus particulièrement au impayés des entreprises.  Leurs journées sont rythmées par les relances téléphoniques, la constitution des dossiers, le contrôle des paiements et la saisie des éléments quantitatifs sur le logiciel de suivi d’activité. Les managers supervisent le travail, sa répartition et veille à l’atteinte des objectifs en nombre de dossiers suivis, actualisés et clos.

Créée en 2014, l’entreprise s’est développée rapidement et a quadruplé ses effectifs.

Au moment de l’appel du Directeur, 4 des collaborateurs du service recouvrement sont en arrêt maladie tandis que deux autres ont donné leur démission. A cela s’ajoute un climat social de plus en plus tendu avec des conflits sous-jacents et l’expression, par les collaborateurs, d’un mal être lié au sens de leur travail.

En effet, si le Directeur Général percevait un besoin de changement, il n’identifiait pas clairement les causes de cette situation.

Dans ce contexte, le diagnostic organisationnel s’est avéré être l’outil adéquat pour:

–              Comprendre le fonctionnement de l’entreprise, son environnement et ses enjeux.

–              Détecter les transformations à mener

–              Définir des pistes pour améliorer la performance organisationnelle de l’entreprise.

Le diagnostic organisationnel: les étapes-clés

  • Réaliser un travail préparatoire :  L’ensemble des interventions de Nivalis Conseil sont précédées d’un travail préparatoire permettant de situer l’organisation à partir de son histoire et de la phase d’évolution dans laquelle elle se trouve.
  • Intégrer les parties prenantes : Même si cela peut s’avérer parfois houleux, il est important de susciter l’engagement collectif. Il est alors nécessaire de communiquer sur la démarche du diagnostic organisationnel auprès de tous les collaborateurs. Dans ce cas précis, ce temps collectif d’information a suscité des réactions, vives, mais a surtout permis de donner un sens à la démarche et d’intégrer le collectif.
  • Recueillir et croiser des données : Les données recueillies au cours du travail préparatoire ont été alimentées et complétées par la réalisation d’entretiens individuels auprès de tout le personnel. Le recueil des différents points de vue a pointé ce qui relevait des certitudes, représentations, ressentis, intentions, enjeux et difficultés.
  • Analyser les données recueillies : A partir d’un référentiel, nous avons pu analyser les différents points de vue, en lien avec l’objectif du diagnostic organisationnel.

Ici, l’analyse des données a débouché sur plusieurs constats dont :

–              Une incompréhension par les collaborateurs du fonctionnement du service

–              Des aspirations d’une équipe en décalage avec les attentes du manager

–              Des appréciations différentes du contenu de l’activité selon l’ancienneté des collaborateurs

–              Le besoin de réorganiser/restructurer une PME en plein développement

Les recommandations ont donc porté sur deux axes principaux :

–              Une organisation interne à adapter au contexte d’évolution de l’entreprise

–              Une réflexion à mener sur « l’appréciation du travail bien fait ». En effet, les collaborateurs, en fonction de leur ancienneté, avait une vision différente de leur marge d’autonomie et du contenu de travail.

Les pistes concrètes d’amélioration ont été nombreuses.

Aujourd’hui l’entreprise arrive au terme de sa réorganisation, les contenus de travail ont été repensés avec pour objectif de concilier quantitatif et qualitatif, performance et capital humain. Ce moment de crise non occulté a été un levier de progressions et d’innovation.

Conclusion

Le diagnostic organisationnel a donc permis de prévenir, prendre du recul, renforcer les capacités de l’entreprise.

Dans le cas présent, le diagnostic organisationnel a été déclenché par le constat d’un étiolement des liens entre l’entreprise et ses collaborateurs et l’action rapide d’un Directeur soucieux de la bonne évolution de son entreprise. Toutefois, pour qu’il soit le plus performant possible, le diagnostic ne devrait pas être réalisé seulement dans des situations de tension. Il est un moyen de faire le point, de prendre du recul et d’intégrer la recherche constante d’équilibre entre croissance économique et le « bien travailler ».

Dirigeant d’entreprise:

Vous souhaitez prendre le pouls du climat social de votre entreprise ?

Vous avez remarqué des changements/évolutions que vous souhaitez faire analyser ?

Vous avez la volonté de rester au plus près de la réalité de vos équipes ?

 

Le diagnostic organisationnel est peut-être un des leviers que vous pouvez activer. Contactez-nous et nous analyserons avec vous la pertinence d’une telle démarche.

 

*Dans un respect de confidentialité pour nos clients nous avons anonymisé différents éléments de cet article.