La présente politique est à destination des bénéficiaires du service d’accompagnement social de Nivalis Conseil et concerne les données personnelles traitées par les assistants sociaux et sous la responsabilité du Responsable de Traitement.
Définitions
- RGPD : Règlement Général sur la Protection des Données – Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable depuis le 25 mai 2018.
- Bénéficiaire : Salarié qui bénéficie, suite à la conclusion d’un contrat par son employeur auprès de Nivalis, de la prestation d’accompagnement ou de soutien social.
- Donnée personnelle (ou DCP) : Une donnée personnelle est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement (ex : Nom, prénom…) ou indirectement (ex : par un numéro de téléphone…).
- Traitement de données à caractère personnel : Un « traitement de données personnelles » est une opération ou un ensemble d’opérations tel que la collecte, la consultation, l’enregistrement, la conservation, la modification des données.
- Finalité de traitement : objectif(s) de l’utilisation des données personnelles.
- DPO : (Data Protection Officer) Personne chargée de mettre en œuvre la conformité au règlement européen sur la protection des données au sein de l’organisme qui l’a désigné.
- Anonymisation des données : traitement qui consiste à rendre impossible, toute identification de la personne par quelque moyen que ce soit et de manière irréversible.
- la finalité du ou des Traitement(s) effectué(s) :
- Fournir les prestations de service social du travail définies dans le cadre du contrat conclu entre Nivalis conseil et son client
- Offrir un accompagnement social adapté aux difficultés rencontrées ayant notamment pour objet d’élaborer un projet personnalisé d’accompagnement
- Assurer le suivi des personnes dans l’accès aux droits, les démarches à effectuer et, le cas échéant les orienter vers les structures compétentes susceptibles de les prendre en charge
- Etablir des statistiques et des études internes anonymisées aux fins d’évaluation de la qualité des activités et des prestations et des besoins à couvrir
- La nature du ou des Traitement(s) effectué(s) :
Nivalis Conseil enregistre les données des bénéficiaires (salariés), dans un logiciel métier dans le but de gérer leurs dossiers sociaux, de suivre l’activité du service social et de réaliser des statistiques anonymes.
Ce logiciel a été créé dans le respect des exigences de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) encadré par le RGPD (Règlement général sur la protection des données).
Il permet aux assistants sociaux du travail de traiter, en toute sécurité, les informations qui leur sont transmises.
- La catégories de Personnes Concernées :
Les personnes concernés par le Règlement Général sur la Protection des données, sont l’ensemble des personnes accompagnées ou leurs représentants légaux si besoin relevant du périmètre du contrat liant le client et Nivalis Conseil
- La catégories de vos données personnelles
Les catégories de données personnelles enregistrées/traitées sont celles relatives à l’identification, à la situation familiale, économique, patrimoniale, financière et professionnelle.
De manière générale, ne peuvent être collectées que les données dont l’assistant social du travail de Nivalis Conseil a réellement besoin et ne doit le faire qu’à partir du moment où ce besoin se concrétise.
Les catégories de données à caractère personnel recueillies par Nivalis Conseil varient en fonction des finalités de traitement considérées. Il peut ainsi s’agir de :
- Données relatives à l’identification des bénéficiaires de l’accompagnement social et médico-social et, le cas échéant, de leurs représentants légaux : nom, prénom, sexe, adresse, courriel, numéro de téléphone, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale dans les conditions fixées par le décret n° 2019-341 du 19 avril 2019, numéro d’identification de rattachement à un organisme, numéro d’adhérent ou d’allocataire,
- Données relatives à la vie personnelle : composition familiale, situation matrimoniale, situation du logement, situation d’aidant,
- Données relatives à la vie professionnelle : CSP, date d’entrée dans l’entreprise, horaires de travail,
- Données relatives à la santé : catégorie d’invalidité, numéro MDPH,
- Données relatives à l’évaluation sociale et médico-sociale du bénéficiaire,
- Données relatives au type d’accompagnement et aux actions mis en œuvre,
- Données relatives à l’identification des personnes concourant à la prise en charge sociale et médico-sociale et à l’entourage susceptible d’être contacté,
- Données relatives au budget : grille budgétaire,
- Données relatives aux documents : documents et justificatifs, dont photocopie de la pièce d’identité de la personne concernée notamment dans le cadre de démarches administratives
- Le traitement de vos données Personnelles sensibles
Les assistants sociaux de Nivalis Conseil peuvent être amenés à recueillir la donnée personnelle sensible qu’est le numéro d’identification nationale (Numéro de sécurité sociale ou NIR). Cette donnée est recueillie dans le cadre des finalités énoncées au paragraphe 1.
Cette donnée est collectée et traitée uniquement à partir du moment où le besoin se concrétise. Elle n’est donc ni systématique, ni généralisée. Le bénéficiaire fait l’objet d’une information préalable à la création de son dossier
La donnée personnelle sensible est enregistrée dans le cadre des échanges et démarches avec certains organismes qui sont les professionnels de santé, les organismes de sécurité sociale, de prévoyance et les MDPH.
Ainsi, les assistants sociaux de Nivalis suppriment le numéro de sécurité sociale quand le suivi social ne le requiert plus. Si toutefois, dans le cadre de l’accompagnement social, il s’avérait pertinent que l’assistante sociale conserve cette donnée, cela ne sera possible qu’après avoir recueilli le consentement écrit du salarié concerné ou de son représentant légal.
- La durée de conservation et de destruction de vos données Personnelles :
Durée de conservation :
Les données collectées et traitées, pour les besoins de l’accompagnement social ne sont pas conservées dans la base active au-delà de deux ans à compter du dernier contact émanant de la personne ayant fait l’objet de cet accompagnement, sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires ou cas particulier.
Anonymisation des données :
À l’expiration de cette période de conservation, les données permettant d’identifier les bénéficiaires sont anonymisées.
- La catégorie des Destinataires de vos données Personnelles :
En fonction de la finalité de leur traitement, vos données peuvent être accessibles par :
- Les assistants sociaux de Nivalis Conseil
- La hiérarchie des assistants sociaux diplômés d’état
- Les autorités légalement habilitées, sur requête
- La sécurité de vos données personnelles :
Mesures de sécurité techniques :
Les informations recueillies sont chiffrées (cryptées) et ne sont donc pas conservées sur les ordinateurs des ASS, ni sur aucun support informatiques (tablettes, smartphone). Elles sont hébergées en France dans un centre de données agréé « Données de Santé » (Hébergeur à Saint Cloud ET Roubaix). Les serveurs (lieux où sont stockées les informations) sont surveillés en permanence par une équipe technique spécialisée dans l’hébergement de données de santé.
Mesures de sécurité organisationnelles :
Toute l’équipe de Nivalis Conseil est sensibilisée au RGPD et à la collecte et traitement des données personnelles.
- Vos droits
Conformément à la réglementation, les personnes accompagnées disposent d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité, d’opposition au traitement de leurs données personnelles.
Ces droits peuvent être exercés sous réserve de la production d’un justificatif d’identité valide, en contactant par mail notre Déléguée à la Protection des Données (DPO), Madame Sophie GAUBLOMME à l’adresse suivante : dpo@nivalis-conseil.fr
Le délai de réponse prévu est d’un mois. Ce délai peut être prolongé jusqu’à trois mois en fonction de la complexité de la demande ou du volume de demandes reçues. Après nous avoir contacté, si les personnes concernées estiment que leurs droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, elles peuvent adresser une réclamation à la CNIL.
- Informations complémentaires
Les assistants de service social (ASS) de Nivalis Conseil sont soumis au secret professionnel dans les conditions et sous les réserves énoncées aux articles 226-13 et 226-14 du code pénal (article L411-3 du code de l’action sociale et des familles).
Vos données personnelles demeurent confidentielles et sont uniquement accessibles aux assistants sociaux du travail concernés.
Toutefois, des d’informations peuvent être partagées pour faciliter la gestion de vos dossiers et travailler sur l’avancement de démarches nécessaires à la résolution de votre situation. Ces informations sont communiquées avec votre consentement et uniquement dans un but précis, avec certains acteurs et au moment où cela est nécessaire.