COVID 19 : il n’a jamais été aussi essentiel de maintenir le lien entre les managers et leurs équipes.

La crise sanitaire déclenchée par le COVID 2019 engendre des impacts sur le plan humain et social, qui se mesurent au niveau de l’individu.

Dans l’entreprise, ce sont toutes les organisations de travail qui sont à réinventer.

Pour les Ressources Humaines, la priorité reste la santé de leurs collaborateurs. Les entreprises doivent tout mettre en œuvre afin de garantir leur santé et leur sécurité, physique et psychique.

Dans cet objectif, les responsables d’équipes ont un rôle essentiel de maintien du lien avec leurs équipes, pour la poursuite de leurs activités et pour rester en veille des situations individuelles de chacun.

Dans le contexte inédit actuel, quelles sont les bonnes pratiques à déployer pour favoriser le maintien d’un lien de proximité avec ses équipes ?

Nivalis Conseil vous propose ces quelques conseils pratiques, à destination des managers, simples à mettre en œuvre au quotidien.

Maintenir le lien

– Faire le point sur les besoins (matériels et d’information)

Cela permet d’optimiser les conditions de travail à distance et d’avoir la possibilité de doter l’ensemble des collaborateurs, des outils et des moyens nécessaires à la poursuite de l’activité.

Dans le contexte du confinement, certains salariés continuent de travailler, à leur domicile avec, en sus, la non moins lourde tâche de s’occuper de leurs enfants.

N’hésitez pas à leur demander quelles sont leurs contraintes ou s’ils rencontrent certains obstacles pour mener à bien leur activité professionnelle. Vous montrerez une certaine compréhension et une ouverture à l’échange dans la recherche de solutions de facilitation.

– Ritualiser les contacts

Ritualiser les contacts avec les collaborateurs permet de maintenir des repères et facilite l’organisation de ceux-ci entre missions professionnelles et vie familiale.

Il peut s’agir par exemple d’une planification horaire du/des contact/s téléphonique/s dans le planning de la journée.  Cela donne l’occasion pour le manager et le collaborateur de préparer les appels, et ainsi de ne pas les multiplier et gêner l’avancée respective des tâches.

– Ne pas oublier de communiquer avec le collectif

Maintenir le lien s’effectue aussi d’un point de vue du collectif de travail.

A cet effet, des réunions d’échanges collectifs peuvent être organisés selon une périodicité définie en amont.

Le partage de documents en amont et l’élaboration d’un ordre du jour permet de gagner en efficience et en motivation.

Le manager aura tout intérêt à continuer d’informer sur la vie de l’entreprise et les dernières actualités en interne et ainsi de faire garder un pied dans l’entreprise malgré la distance.

L’occasion aussi, pour certains, de découvrir de nouveaux outils de travail (visioconférence, groupes,), qui peuvent apporter une touche de convivialité et de sentiment d’appartenance.

Rester en veille des difficultés rencontrées par les collaborateurs

– Pratiquer l’écoute active

Plus que jamais, il est nécessaire de rester à l’écoute de ses collaborateurs. La pratique de l’écoute active et empathique permet d’instaurer un climat de confiance entre le manager et son équipe. Le sentiment de sécurité généré par cette posture favorise non seulement la prise de parole mais également l’identification des collaborateurs qui rencontrent des difficultés.

Quelques repères concernant les moyens de l’écoute active :

• Le questionnement : il aide à préciser, clarifier et approfondir ce qui est dit. Deux types de questions existent : les questions ouvertes (en quoi, pourquoi) et les questions fermées. Alors que les premières permettent d’aller plus loin dans la compréhension du contexte vécu par la personne, les secondes permettent de valider les accords.
• La reformulation : permet de redire ce qui a été dit par la personne et de lui montrer ce qui a bien été compris.
• La synthèse : vient marquer une pause, pour passer à la suite de l’entretien ou conclure en rappelant les objectifs identifiés pour améliorer la situation.

– Repérer les salariés en situation de fragilité

D’autres indices peuvent amener un manager ou un collègue à repérer un collaborateur en difficulté, il ne faut pas l’ignorer et surtout ne pas hésiter à lui faire part de ses interrogations ou inquiétudes auprès de lui pour comprendre ce qui se passe et rechercher un moyen de pallier à cette situation.

Par exemple :

• Un collaborateur qui répond tard ou très tôt à ses mails,
• Un collaborateur qui ne se connecte pas aux outils de travail et/ou qui est souvent en retard aux réunions,
• Un collaborateur qui ne donne pas ou moins de ses nouvelles,
• Un changement d’humeur perceptible qui s’installe dans la durée,
• Un collaborateur qui exprime de vives inquiétudes, de l’anxiété et du stress.

– Les orienter vers les dispositifs de soutien mis en place par l’entreprise

Un certain nombre d’entreprises ont déjà dans leur organisation des dispositifs de soutien pour leurs collaborateurs. Ces derniers assurent une continuité de leur activité et ont renforcé et adapté, pour la plupart, leur mode d’intervention au contexte sanitaire.

La situation se prête pleinement à une piqûre de rappel sur ces dispositifs et les professionnels ressources après des équipes!

• Les équipes pluridisciplinaires des services de santé au travail
• Les médecins du travail, les infirmiers du travail
• Les assistants sociaux du travail, internes ou prestataires
• Les psychologues,
• Les services d’écoute psychologique.

Si le contexte peut accroître l’isolement, il permet de prendre conscience de l’importance du collectif. En cela, la situation actuelle est aussi une occasion pour revisiter, réinventer la façon de travailler ensemble et la manière d’accompagner les collaborateurs.

Nivalis Conseil mets à votre disposition son expérience en service social du travail dans des solutions complètes pour soutenir et outiller vos managers (ateliers, workshops, sensibilisations,…) et des prestations de service social sur-mesure selon vos besoins.